Политика за поверителност

ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ 

 

I. Въведение

„Компас дивелъпмент“ ООД (наричано за кратко „Компас пропърти“, „дружеството“ или „Администратора“) е търговско дружество, регистрирано в Търговския регистър към Агенция по вписванията с ЕИК: 200945477 със седалище и адрес на управление: гр. София жк.Младост 1  блок 38, вход 2, ап.31 и интернет страница http://www.compassproperty.eu

„Компас пропърти“ извършва дейност в областта на продажба, отдаване под наем и управление на жилищни, бизнес, луксозни имоти и земя; архитектурни решения и интериорен дизайн; експертни оценки, пазарни проучвания и финансови анализи.

„Компас пропърти“ е лицензиран от Държавната комисия за защита на личните данни за администратор на лични данни  с идентификационен N 277722 и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (наричан по-долу „ОРЗД“) и Закона за защита на личните данни (наричан по-долу „ЗЗЛД“). Компас пропърти е член на НСНИ (Национално Сдружение Недвижими Имоти) от 2013 година.

С настоящата Политиката за поверителност и защита на личните данни (наричана по-долу за краткост „Политика“) „Компас пропърти“  отчита неприкосновеността на личността и полага усилия за защита срещу неправомерно обработване на личните данни на физическите лица. В съответствие с българското законодателството, ОРЗД и добрите практики, „Компас пропърти“ е взело необходимите технически и организационни мерки за защита на личните данни на физическите лица.

Запознаването с настоящата Политика преди използване на нашите услуги е наложително, тъй като предоставянето им е свързано със събиране на определени категории лични данни, необходими на „Компас пропърти“ за пълноценното предоставяне на услугите.

 

1. Цели и обхват на Политиката

С настоящата Политиката за поверителност и защита на личните данни „Компас пропърти“ цели да информира физическите лица относно:

• · целите и средствата на обработване на личните данни;
• · получателите или категориите получатели, на които могат да бъдат разкрити данните;
• · основанието за обработване на личните данни /задължителния или доброволния характер на предоставяне на данните/, както и последиците при отказ за предоставянето им;
• · информация за правото на достъп, за правото на коригиране и заличаване на събраните данни.

 

2. Термини и дефиниции:

1.           „Лични данни“ - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;

2.           „Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработването на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.

3.           „Обработване“ - означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

4.           „Администратор“ - всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, Администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

5.           „Съвместни Администратори“ – когато двама или повече Администратори съвместно определят целите и средствата за обработване на лични данни, те са съвместни Администратори;

6.           „Обработващ лични данни“ – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която обработва лични данни от името на Администратора

7.           „Регистър“ - означава всеки структуриран набор от лични данни, достъпът до които се осъществява съгласно определени критерии, независимо дали е централизиран, децентрализиран или разпределен съгласно функционален или географски принцип.

8.           „Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.

9.           „Съгласие на субекта на данните“ - всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

10.         „Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработването на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.

11.         „Профилиране“ - всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;

12.         „Нарушение на сигурността на лични данни“ - нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;

13.         „Основно място на установяване“ – седалището на Администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център. Ако Администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която Администраторът работи, за да действа от името на Администратора и да се занимава с надзорните органи.

14.         „Получател“ - физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели"; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

15.         „Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, Администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на Администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни

 

3. Правно основание за обработването на лични данни, източници на лични данни и срок, за който се съхраняват събраните лични данни: 

„Компас пропърти“  обработва лични данни на следните основания:

• · Въз основа на свободно, информирано и изрично съгласие на субекта на данните;  
• · При наличие на законово задължение за обработване на данните;  
• · При сключване или изпълнение на договор, както и за действия, предхождащи сключването на договор;  
• · Когато това е необходимо за защита на жизненоважни интереси на физическото лице или легитимният интерес на Администратора, при положение че той не противоречи на законните интереси на физическото лице 

„Компас пропърти“ обработва лични данни, предоставени от служители, клиенти, възложители, доставчици, контрагенти и други физически лица, за които се отнасят данните във връзка с предоставяне на услуги от предмета на дейността си, както и за подготовка и сключване на договори.

„Компас пропърти“ обработва и лични данни, които не са получени от физическото лице, за което се отнасят, а са предоставени от трето лице във връзка с конкретна услуга, като лицето, предоставило тези данни на „Компас пропърти“ се задължава:

1. да предостави на третото лице данни за Администратора;

2. да уведоми третото лице за целите, категориите предоставени данни и категориите получатели на тези данни;

3. да предостави информация за правото на достъп и на коригиране на лични данни на лицето, за което се отнасят.

Вариант 1: Събраните лични данни се съхраняват за срок от 5 (пет) години, считано от датата на прекратяване на договора за предоставяне на съответната услуга.

Вариант 2: Лични данни се съхраняват за период, необходим съгласно целите, за които те са събрани или за срок, установен в нормативен акт.

При дадено съгласие от субекта на лични данни за директен маркетинг, личните данни се съхраняват докато същият не се отпише или поиска да бъде отписан.

 

4. Средства, принципи и цели на обработването:

4.1. „Компас пропърти“ обработва лични данни чрез съвкупност от действия, които могат да се извършват с автоматични или други неавтоматични средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространение, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване и унищожаване.

„Компас пропърти“ обработва личните данни самостоятелно или чрез възлагане на обработващи данните, като с писмен договор определя целите и обемът на задълженията, възложени от Администратора на обработващия данните, при наличие на релевантно правно основание, съгласно изискванията на ОРЗД/ЗЗЛД. Обработващи от името на „Компас пропърти“ се явяват например служителите на Администратора, чиито права и задължения, във връзка с обработването на лични данни на физически лица са надлежно регламентирани във вътрешни актове на Администратора, както и в трудовите характеристики на съответните служители. Обработващи са и трети лица извън структурата на Администратора, на които е възложено обработването на лични данни от името на Администратора.

4.2. Посочените действия по обработване се извършват при спазване на следните принципи:

1. законосъобразност на обработването на лични данни;
2. целесъобразност на обработването на лични данни;
3. пропорционалност на обработването на лични данни;
4. актуалност на обработваните лични данни;

 

4.3. Във връзка с изпълнение на нормативно установени задължения и преддоговорни, и договорни отношения, при осъществяване на своята дейност, „Компас пропърти“ обработва лични данни на своите служители, клиенти и на трети лица, за следните цели:

- администриране на трудовоправни отношения: лични данни на лица, кандидатстващи за работа и служители по повод съществуващо трудово правоотношение (обработването на данни е най-често вследствие на изпълнение на нормативно установени задължения на Администратора на лични данни, произтичащи от спецификата на изискванията на законодателството, регламентиращо дейността му, финансово-счетоводната дейност, пенсионна, здравна и социално-осигурителна дейност, дейността по управление на човешките ресурси, автоматичния обмен на информация в областта на данъчното облагане и други);

- администриране на договорни отношения: лични данни на лица преди договор за услуга и настоящи клиенти (включително когато е дадено изрично съгласие или обработването е необходимо за изпълнение на задължения по договор, по който физическото лице, за което се отнасят данните, е страна, както и за действия, предхождащи сключването на договор и предприети по искане на лицето).

ОСОБЕНОСТ: При установяване на трайни търговски отношения с физически лица, " Компас пропърти", съгласно разпоредбите на чл. 4, т. 15, б. „а“ и б. „в“ от Закона за мерките срещу изпирането на пари (ЗМИП), се задължава да идентифицира клиентите си. На основание чл. 2, ал. 1 от Правилника за прилагането на ЗМИП във връзка с чл. 6, ал. 1, т. 2 от ЗМИП, идентифицирането на клиентите и проверката на идентификацията на физическите лица се извършват чрез представяне на официален документ за самоличност и снемане на копие от него. Администраторът е длъжен да събира и обработва информация, представляваща лични данни за физически лица съгласно чл. 4, във връзка с чл. 10 и чл. 11 от Закона за мерките за предотвратяване изпирането на пари.

 

5. Категории обработвани лични данни и регистри 

5.1. Категории лични данни, които „Компас пропърти“  обработва за осъществяване на своята дейност:

1. Свързани с физическата идентичност на физическите лица – име, ЕГН, паспортни данни, адрес, телефон, е-mail, и др.;

2. Свързани с икономическата идентичност – имотно и финансово състояние, участие и/или притежание на дялове, ценни книжа в дружества, наличие на публични задължения, данни, необходими за идентифициране за целите на данъчното законодателство на територията на юрисдикцията, където лицето е местно лице за данъчни цели, данъчен идентификационен номер, издаден от тази юрисдикция, функция на контролиращи лица и др.;

3. Свързани със социалната идентичност – образование, трудова дейност, гражданство;

4. Свързани със семейната идентичност - семейно положение, родствени връзки и др.;

5. Други лични данни, които може да бъдат предоставени за получаването на услуга на „Компас пропърти“

 

6. Права на субектите на данни:

 

6.1 Право на информация

Всеки субект на данни има правото да изисква информация относно вида лични данни, обработвани от „Компас пропърти“, които го засягат лично. Тази информация следва да бъде предоставена независимо от мястото, където личните данни се обработват. Субектът на данни може да отправи всякаква подобна заявка за информация към отдел/ служител Данаил Наков или Илиана Накова на Администратора. Специализираният отдел/ посоченият трябва да съдейства на субекта като му предостави, по възможност, обработваните за него лични данни в желания от него формат, който трябва да бъде структуриран, в широко използван и пригоден формат за машинно четене. Тази информация се предоставя на субекта съгласно приета от „Компас пропърти“  (Процедура за предоставяне на информация на субекта на лични данни.

Субектът на данни има право на информация за целите на обработване на личните му данни, която му се предоставя при събиране на личните му данни и при последваща промяна на целите на обработване.

6.2 Искане за корекция

Ако съхраняваните лични данни са некоректни или непълни, субектът на данни може да изиска те да бъдат коригирани. Субектите на данни са отговорни за предоставянето на коректни лични данни на Администратора. В допълнение към това, субектът на данните следва да информира Администратора относно всякакви релевантни промени в личните му данни (като промени в адреса или името на субекта).

6.3 Ограничава не използването

Във всеки момент от обработването на личните данни, субектът на данни може да поиска от Администратора да ограничи използването на личните му данни за част или всички цели на обработването, за което субектът е дал съгласие.

6.4 Отказ на искане за информация, корекция или ограничаване на обработването на лични данни

Ако искането за информация, корекция или ограничаването на обработването бъде отказано, субектът на данни ще бъде информиран относно причината за съответния отказ. Отказът се прави във вида на подаденото искане от субекта и следва да бъде мотивиран.

6.5 Право на изтриване („право да бъдеш забравен“)

Всяко лице има правото да поиска от Администратора изтриване на свързаните с него лични данни, а Администраторът има задължението да ги изтрие без ненужно забавяне. При упражняване на това право от страна на субекта на данни, Администраторът указва на субекта по какъв начин изтриването ще засегне отношенията между тях занапред.

6.6. Право на възражение

Всеки субект на данни има право да възрази срещу обработването на лични данни, отнасящи се до него. Администраторът прекратява обработването на лични данни, освен ако не докаже, че съществува законово основание за продължаване на обработването.

Освен това, всеки субект на данни има право да възрази, ако личните му данни се ползват за рекламни цели (директен маркетинг) или за цели, свързани с проучване на пазара или общественото мнение. В този случай личните данни следва да бъдат блокирани и да не бъдат използвани за съответните цели.

6.7. Оттегляне на съгласие за обработване на лични данни

Субектът на лични данни има право да оттегли съгласието си за обработване на личните му данни по всяко време с отделно искане, отправено до Администратора. Администраторът указва на субекта по какъв начин изтриването ще засегне отношенията между тях занапред.

6.8. Въпроси и жалби / средства за правна защита

Субектът на данни има право да подава жалби/искания до Администратора по въпроси, свързани с обработването на личните му данни, на които Администраторът реагира в съответствие с приета процедура (Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни).

6.9. Право да изрази съгласие за обработване на личните му данни

За наличие на “съгласие” Администраторът приема само в случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие, без върху него да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, не е валидно основание за обработване на лични данни.

Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между Администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът следва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.

В повечето случаи, съгласието за обработка на лични данни се получава рутинно от Администратора, като се използват стандартни документи за съгласие, например, когато нов клиент подписва договор или по време на набиране на нов персонал.

При обработване на лични данни на деца, Администраторът следва да получи разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 16 години (освен ако държавата-членка не е предвидила по-ниска възрастова граница, която не може да бъде по-ниска от 13 години).

6.10. Право на представителство

Субектът на данни може да упълномощи друго лице да упражнява правата по т. 1.1. до т. 1.9. от настоящата политика. Упълномощаването следва да бъде изрично и направено в писмена форма. При всяко едно упражняване на правата на субекта на данни, пълномощникът е длъжен да представи копие от пълномощното си на Администратора или на обработващият лични данни от името на Администратора.

 

 

II. Сигурност на личните данни:

„Компас пропърти“ осигурява сигурността на личните данни съгласно принципите, заложени в ОРЗД/ ЗЗЛД като взема подходящи и достатъчни административни, технически и организационни мерки, за да осигури защита на данните от загуба, кражба, злоупотреба, както и от неоторизиран достъп, разкриване, промяна или унищожаване.

 

7. Общи принципи, свързани с обработването и сигурността на личните данни:

7.1. Допустимост на обработването на данните

Обработването на лични данни е допустима единствено ако субектът на данните се е съгласил с това, ако е налице законово задължение за обработка на данните, при сключване или изпълнение на договор, когато е необходимо за защита на жизненоважни интереси на физическото лице или легитимният интерес на Администратора, при положение че той не противоречи на законните интереси на физическото лице. Допустимостта на обработването на личните данни е предпоставка за предаване на лични данни.

Съгласието следва да бъде декларирано в писмена форма или въз основа на други законово допустими средства, а субектът на данните трябва да бъде уведомен предварително относно целта на обработването и възможността за предаване на лични данни на трети страни. Върху предоставянето на съгласие се поставя акцент, когато се включва в други декларации, така че да бъде ясно за субекта на данните.

7.2. Предвидена цел

Лични данни могат да бъдат събирани единствено за изчерпателно изброените цели и не могат да бъдат обработвани за цели, различни от предвидените. Целта на събиране и обработване на данните трябва да бъде съобразена от Администратора при допълнително обработване и съхраняване на такива данни. Промени в целта са допустими единствено със съгласието на субекта на данните или ако това е разрешено от местното законодателство на съответната държава, от която са получени личните данни.

7.3. Икономия на данните

Обработването на лични данни трябва да бъде необходимо за предвидената цел. Наличните възможности за анонимизация или въвеждане на псевдонимизация за личните данни трябва да се използват на ранен етап, доколкото това е възможно и рентабилно за предвидената защитна цел.

7.4. Качество на данните

Личните данни трябва да бъдат фактически верни и, доколкото е необходимо, актуални. Администраторът предприема подходящи и разумни мерки за коригиране или изтриване на неправилните или непълни данни.

7.5. Сигурност на данните

Администраторът на данните въведежда подходящи технически и организационни мерки, за да осигури необходимата сигурност на данните. Тези мерки се отнасят в частност до компютрите (сървъри и работни места), мрежите и комуникационните връзки и приложения, като те са инкорпорирани в системата за управление на ИТ сигурността. Подходящи мерки се предприемат за защита на тези данни от изтриване по погрешка, неоторизирано изтриване или изгубване. Пълна информация е представена в Директива (EС) 2016/1148 на Европейския парламент и на Съвета от 6 юли 2016 година относно мерки за високо общо ниво на сигурност на мрежите и информационните системи в Съюза.

7.6. Поверителност на обработването на данните

Единствено оторизиран персонал, който се е ангажирал да спазва изискванията за поверителност на данните, има право да участва в обработването на лични данни. На служителите е забранено да използват такива данни за лични цели или да ги предоставят на неоторизирани дружества и трети страни. Неоторизирани в този контекст означава и използването на лични данни от служители, които не се нуждаят от достъп до такива данни, за да изпълняват служебните си отговорности. Задължението за поверителност продължава да действа и след прекратяване на трудовите/гражданските/служебните правоотношения с Администратора.

 

8. Административни и технически мерки за защита на личните данни:

„Компас пропърти“  използва административни и технически мерки за защита на личните данни, които обработва чрез своите служители или предоставя за обработване на трети лица - обработващи на лични данни. Тези мерки се изразяват в следното:

8.1. Всички служители на Администратора са отговорни за гарантирането на сигурността при съхранението на данните, които обработват, както и за това, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети лица, освен ако Администраторът не е предоставил такива права на тези трети лица въз основата на писмен договор или клауза за поверителност;

8.2. Всички лични данни следва да са достъпни само за тези служители/ обработващи лични данни, в чиито задължения е включено обработването на конкретните данни, а достъпът се осъществява само в съответствие с приетите вътрешни правила за контрол на достъпа (Процедура относно правилата и правата във връзка с контрола на достъпа до лични данни чрез технически средства).

8.3. С цел осигуряване на достатъчна защита на обработваните лични данни, „Компас пропърти“ използва следните технически мерки (защита от вируси, защитна стена, опция за криптиране/ шифроване);

8.4. Администраторът на лични данни приема вътрешни правила, с които се определят нивата на чувствителност на обработваните лични данни (информация), въз основа на които се създават отделни категории лични данни, които биват обработвани за конкретни цели. Отделните категории лични данни се обособяват в регистри с лични данни. С вътрешните правила се определя както редът за достъп до тези регистри, така и лицата, които имат право да ги достъпват, респективно обработват съхранените в тях лични данни;

8.5. Администраторът с вътрешен акт определя реда за контрол на отделянето на лични данни. Тези правила съдържат мерки, които да гарантират, че данните, събирани за различни цели, могат да се обработват отделно от оторизираните служители/ лица;

8.6. Администраторът взема мерки, гарантиращи защитата на личната информация срещу случайно унищожаване или загуба;

8.7. Администраторът определя процедури за възстановяване на наличността на лични данни след физически или технически инцидент. С оглед изпълнение на тези задължения, Администраторът осигурява необходимите технически средства (сървъри, компютърна мрежа, облачно пространство), за които се предприемат защитните мерки по т. 8.3. от настоящия раздел.

 

9. Административни и организационни мерки за защита на личните данни:

9.1. „Компас пропърти“ приема процедурни правила, определящи мерките и реда за физически достъп и защита на личните данни, които са задължителни за всички служители, които извършват обработване на лични данни;

9.2. Администраторът определя защитени зони за съхраняване на физическите носители на лични данни, достъпът до които се определя съгласно процедурните правила по т. 9.1. от настоящия раздел;

9.3. Администраторът въвежда следните мерки за ограничаване на достъпа до физическите носители на данни – (например поставени ключалки с високо ниво на защита на вратите на офиса на Администратора, както и на вратите, осигуряваща достъп до сградата, в която се намира офиса; заключване на шкафовете, в които се намират хартиените носители на създадените регистри);

9.4. Администраторът въвежда политика на „чистото бюро“, с която всички служители, които обработват лични данни се запознават и прилагат. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни за неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените защитени помещения без изрично  разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по обработване на лични данни, те следва да бъдат архивирани по съответния ред, а ако липсва основание за тяхното архивиране, следва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура;

9.5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с приетата от Администратора процедура (Процедура за съхраняване и унищожаване на данните). Записите на хартиен носител, чиито срок за обработване е изтекъл, следва да бъдат нарязани (шредирани) и унищожени като "поверителни отпадъци". Данните върху твърдите дискове на неизползвани персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно въведените процедури;

9.6. Обработването на лични данни извън обектите на Администратора се осъществява съгласно съответните процедурни правила и е допустимо с изрично писмено съгласие на прекия ръководител на обработващия лични данни или на Администратора.

 

10. Отговорник по защита на данните: Данаил Маринов Наков

„Компас пропърти“ назначава Отговорник по защита на личните данни (ОЗЛД). Отговорникът е служител на Администратора. Ролята на това лице е да следи за спазването на настоящата Политика в предприятието на Администратора и да гарантират възможността за доказване на съответствието на обработването на лични данни в съответствие със законодателството за защита на личните данни.

ОЗЛД разработва и внедрява изискванията за защита на личните данни съгласно разпоредбите на настоящата Политика. ОЗЛД извършва управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с настоящата Политика.

ОЗЛД отговаря за администриране и обработване на исканията и запитванията, отправени от субекта на данни към Администратора. ОЗЛД дава необходимите разяснения на служителите на Администратора по повод спазване защитата на личните данни.

ОЗЛД периодично изготвя и представя отчети на Администратора във връзка с прилагане на настоящата Политика, нормативните разпоредби, уреждащи защитата на лични данни, както и за съответствието на осигурената защита на личните данни в предприятието с нормативните изисквания в тази област.

 

III. Съхраняване, унищожаване и инвентаризация на лични данни:

11. Съхраняване

11.1. „Компас пропърти“ не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за период, по-дълъг от необходимия за осъществяване на обработването, за което е дадено съгласието на субекта на лични данни и с оглед на целите, за които са били събрани. Съхраняване на лични данни за по-дълъг период е допустимо и без изричното съгласние на субекта на данни, ако е предвидено в нормативен акт на вътрешното законодателство или на правото на Европейския съюз;

11.2. Администраторът може да съхранява данни за по-дълъг период от необходимия за извършване на обработването, за което е дадено съгласие и в случаите, когато личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели,  и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните;

11.3. Периодът за съхраняване на всяка категория лични данни, обособена в отделен регистър, се определя в приета от Администратора процедура (Процедура за съхраняване и унищожаване на данните). В тази процедура са посочени критериите, използвани за определяне на периода на съхранение, включително всякакви законови задължения вменени на Администратора по отношение съхранение на данните.

11.4. Процедурата за съхранение и унищожаване на данните, както и правилата за унищожаване на информацията върху физически носители се прилагат във всички случаи.

12. Унищожаване

Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране на подходящо ниво на сигурност. Спазването на процедурата е задължително с оглед гарантиране защитата срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане на данните, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки.

13. Инвентаризация

13.1. Администраторът създава процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с възможните рискове при обработване на събираните лични данни. При инвентаризацията на данните и при тяхното обработване се извършва оценка на въздействието на риска на личните данни, чиято методология и елементи са уредени с приета от Администратора Методология за извършване на оценка на въздействието върху защитата на лични данни. Определянето на рисковете съгласно тази методология се прилага и по отношение на обработването, предприето от други организации от името на Администратора;

13.2. Администраторът управлява всички рискове, идентифицирани в оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с правилата, въведени с ОРЗД/ ЗЗЛД. Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване, Администраторът следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове;

13.3. Когато в резултат на Оценката на въздействието е ясно, че Администраторът ще обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед от страна на ОЗЛД;

13.4. Ако ОЗЛД има сериозни опасения или относно потенциалната вреда или опасност, или относно количеството на съответните данни, то следва да изготви доклад до надзорния орган /КЗЛД/;

13.5. ОЗЛД, прави периодичен преглед на първоначално инвентаризираните данни, преразглежда вписаната информация в „Регистъра на дейностите по обработване“ с оглед всякакви промени в дейностите на Администратора.

 

IV. Предоставяне на лични данни на трети лица

 

14.1. Администраторът на лични данни има право да разкрие обработваните лични данни само на следните изчерпателно изброени категории лица:

а). физически лица, за които се отнасят данните;

б). лица, за които правото на достъп е предвидено в нормативен акт или

в). лица, за които правото произтича по силата на договор;

14.2. С цел предоставяне на услуги, Администраторът предоставя информация /необходими лични данни/ за изпълнението на поето договорно задължение към субекта на лични данни. Администраторът предоставя лични данни на трети страни, които предоставят услуги от негово име въз основа на изрична писмена инструкция/ писмен договор. Тези трети страни нямат право да използват или разкриват данните извън целите, за които са им предоставени, освен когато това е необходимо за извършване на услуги от името на Администратора или за съобразяване със законови изисквания. Целите за обработване на предоставените лични данни са изрично определени в писмената инструкция/ писмения договор, въз основа на който данните са предоставени на третото лице. Третите лица (обработващи на лични данни) са задължени да осигурят необходимите технически и организационни мерки за защита на личните данни, предоставяни от Администратора или по-големи;

14.3. Администраторът споделя получените лични данни с негови  филиали, франчайзополучатели, дилъри и съвместни партньори въз основа на изрична писмена инструкция или писмен договор. Тези лица могат да използват информацията за целите, описани в настоящата Политика за защита на личните данни. При предоставено изрично съгласие от субекта на лични данни, последните могат да бъдат споделени с трети страни въз основа на писмен договор, за техни собствени цели, като например предлагане на продукти и услуги, които могат да представляват интерес за субекта на данни;

14.4. Администраторът споделя лични данни с компетентни органи/ лица с оглед организиране защитата на законните си права и интереси при иницииране на заповедни, арбитражни, охранителни, искови и други производства;

14.5. Администраторът разкрива лични данни за субекти, чиито лични данни обработва, когато е задължен за това по закон, подзаконов нормативен акт, международен договор или акт на правото на Европейския съюз, или във връзка със съдебна процедура, в отговор на искане от държавни органи, (например правоприлагащи или разследващи органи), или при съмнение за сериозно и незаконосъобразно засягане законните права и интереси на субектите на правото.

 

V. Обучение

15. Цел

Като има предвид уредбата на защитата на личните данни на физически лица и засилените мерки за защита на личните данни, въведени с ОРЗД/ ЗЗЛД, „Компас пропърти“  отчита необходимостта от провеждане на първоначално и последващо обучение на своя персонал, в задълженията на който е включено обработването на лични данни на физически лица от името на Администратора. Първоначалното и последващите обучения имат за цел да информират служителите относно установените правила и процедури за спазването на настоящата Политика и приложимата нормативна уредба в сферата на защита на личните данни, както и други въпроси, свързани със защитата на личните данни и неприкосновеността на личния живот.

Чрез обученията на работниците и служителите се цели постигане на тяхната осведоменост относно вече наличните или нововъзникнали изисквания относно защитата на личните данни, както и предприетите от Администратора мерки в съответствие с тях.

 

16. Задължения и роли

16.1. Отговорникът по защита на данните следи за правилното разпределение на отговорностите на служителите във връзка със защитата на данните съобразно правилата и процедурите на Администратора за обработване на личните данни.

16.2. Отговорникът по защита на данните следва да гарантира, че всички служители, които имат текущи задължения, свързани с лични данни и операции по обработване, както и тези с постоянен/редовен достъп до лични данни, показват съответствие с изискванията за защита на личните данни.

16.3. Служителите трябва да могат да докажат компетентност в разбирането си относно изискванията за съответствие с нормативните изисквания, и как те се прилагат в организацията на Администратора.

16.4. Отговорникът по защита на данните носи отговорност, тези служители да актуализират своите познания и да бъдат  информирани за всички въпроси, свързани с личните данни съгласно кръга на техните професионални задължения като организира текущи обучения при промяна в нормативната уредба на защитата на личните данни или при промяна в предмета на дейност на Администратора, както и при въвеждане на нови процедури/ мерки за защита на личните данни от Администратора.

16.5. Администраторът насърчава мерки за обучение и повишаване на осведомеността като предоставя необходимите ресурси и материална база за това.

16.6. Отговорникът по защита на данните запознава и информира служителите относно значението на защитата на данните в изпълнението на преките им задължения, и в съответствие с ролята им в организацията.

16.7. Отговорникът по защита на данните носи отговорност  да се увери, че служителите разбират как и защо се прилагат правилата и процедурите в организацията на Администратора за обработването на личните данни, за което съставя съответните отчети/ протоколи.

16.8. Отговорникът по защита на данните разработва програми за обучение и информиране както за целият личен състав, така и за всяка конкретна роля в организацията, която има отношение към обработването на лични данни.

16.9. Отговорникът по защита на данните създава система за периодична проверка на осведомеността, както и за актуализиране на знанията на служителите във връзка с настъпили промени в изискванията по защита на данните.

16.10. Служителите получават конкретно обучение за обработване на лични данни, свързани с техните постоянни трудови роли и отговорности и в съответствие с правилата и процедурите, приети от Администратора.

16.11. Служителите получават конкретно обучение по всички изисквания и процедури за защита на информацията, приложими към защитата на данните и обработването на данни в рамките на техните ежедневни трудови роли и отговорности, включително докладване на нарушения на лични данни.

16.12. Служителите получават обучение относно постъпилите за разглеждане на искания и жалби от субекти на данните, свързани със защитата на личните данни и обработването на лични данни, съгласно правилата и процедурите на Администратора.

16.13. Отговорникът по защита на данните организира обучения за всички отговорни лица и служители.

16.14. Отговорникът по защита на данните документира всяко проведено обучение като за целта изготвя списък/протокол с присъствалите на съответните обучения, извършени в подходящо време според дейността на Администратора.

16.15. Първоначално обучение на служителите се провежда при привеждане в действие на настоящата политика, както и при постъпване на работа на нови служители, чиито трудови задължения включват обработване на лични данни.

16.16. Последващи обучения се провеждат периодично (не по-рядко от веднъж на 6 месеца) или при промяна в нормативната уредба на защитата наличните данни/ промяна в предмета на дейност на Администратора по отношение обработване на лични данни или при въвеждане на нови мерки/ процедури за защита.

 

VII. Преходни и заключителни разпоредби:

1. Настоящата Политика е приета с Решение № 11 от 24.05.2018 г. на Управителите на „Компас дивелъпмент“ ООД и влиза в сила от 25.05.2018г.;

2. Субектите на лични данни могат да се запознаят с настоящата политика в офиса на Администратора, находящ се в гр. София, ул. „Г.С.Раковски“ № 193А, както и на сайта на Администратора http://www.compassproperty.eu ;

3. Отговорник по защита на личните данни при „Компас пропърти“ е:

  име: Данаил Наков

  телефон:0897 823 706

  адрес София, ул. Г.С.Раковски 193а, ет.2

  имейл адрес:danailnakov@compassproperty.eu